Электронный документооборот с Маркетом — избавляемся от бумажной волокиты

Электронный документооборот помогает избавиться от необходимости постоянно ходить на почту. Рассказываем, как это работает.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет получать закрывающие документы от Яндекс.Маркета в электронном виде. После подключения ЭДО обмен документами станет проще — вам не нужно подписывать и отправлять бумажные копии.

В статье расскажем об особенностях электронного документооборота, о том, как к нему подключиться, и поделимся полезными советами.

Особенности электронного документооборота

Электронный документооборот — обмен документами в электронном виде. Они отправляются через провайдера ЭДО, и их не нужно дублировать на бумаге. Документы подписаны цифровой подписью, поэтому имеют юридическую силу — их принимает налоговая инспекция и другие службы. Если подписанный файл меняется, подпись становится недействительной. Нужно подписывать заново.

Маркет работает с двумя провайдерами ЭДО: «Диадок» и «СБИС». Сервисы, которые предоставляют услугу роуминга — обмена документами между разными операторами электронного документооборота, — не подходят для работы с Маркетом.

Главные особенности ЭДО на Маркете:

  1. Документы необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. ИП и юридические лица могут получить её в удостоверяющем центре ФНС или удостоверяющих центров бесплатно.
  2. Маркет присылает закрывающие документы 2 раза в месяц.
  3. Через оператора ЭДО можно получить закрывающие документы по договору на оказание услуг маркетплейса Яндекс.Маркета и по договору на оказание услуг по продвижению сервиса.

После успешного подключения к провайдеру ЭДО и настройки обмена документами с Маркетом можно отказаться от бумажных копий.

Первые электронные документы по договору на оказание услуг маркетплейса придут в том месяце, когда вы перешли на ЭДО.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы подключиться к электронному документообороту, нужно принять приглашение. Его можно отправить себе самостоятельно, а можно дождаться, пока его отправит Яндекс — это происходит два раза в месяц: с 10-го по 13-е и с 25-го по 28-е число.

Чтобы получить приглашение, нужно подключиться к одному из двух операторов электронного документооборота, с которыми сотрудничает Яндекс.

Шаг 1. Заключить договор на оказание услуг с выбранным провайдером ЭДО. Если договор уже есть, можно переходить ко второму шагу.

Мы подготовили таблицу с особенностями двух операторов электронного документооборота, чтобы вам было проще выбрать подходящий сервис.

Таблица с особенностями двух операторов электронного документооборота

Шаг 2. Примите приглашение от Яндекса. Оно появится в личном кабинете оператора ЭДО в течение 14 дней. Если вы отклонили запрос или он не появился, создайте обращение в службу поддержки через специальную форму.

Ещё можно отправить приглашение самостоятельно. Нужно зайти в личный кабинет на Маркете, выбрать раздел «Бухгалтерия» и нажать «Закрывающие документы». Далее подтвердить намерение подключить ЭДО и выбрать оператора, с которым вы подписали договор на предыдущем шаге.

Шаг 3. После успешной установки связи Маркет будет присылать документы на подпись по графику.

После успешной установки связи Маркет будет присылать документы на подпись по графику

Пока по электронному документообороту не получится обмениваться актами приёма-передачи товаров для всех моделей кроме экспресс-доставки — они всё равно отправляются в бумажном виде.

Как через ЭДО подписывать документы

Каждый партнёр заключает с Маркетом договор на оказание услуг маркетплейса, по которому идёт оплата за приём денег от покупателей, хранение товаров на складе, упаковку и сортировку, доставку и другие операции.

Раз в месяц Маркет отправляет закрывающие документы с подписью по этому договору через оператора ЭДО. Вам их не нужно подписывать.

Как через ЭДО подписывать документы

По договору на оказание услуг по продвижению Маркет выплачивает вознаграждение за товары, которые люди купили по промокодам, оплатили бонусами или через программы лояльности. Закрывающие документы по этому договору нужно подписать цифровой подписью и отправить.

Закрывающие документы по услугам продвижения маркетплейс присылает в виде шаблонов. Партнёрам на ОСН нужно заполнить недостающие поля, подписать документ и отправить Маркету.

Как через ЭДО подписывать документы

Партнёрам на УСН нужно только подписать и отправить документ до 15 числа текущего месяца.

Как работать с Маркетом по ЭДО

Как подписать документы в «Диадоке»:

  1. Найдите шаблон документа от Яндекса в папке «Входящие» в личном кабинете оператора.
  2. Откройте шаблон, нажмите кнопку «Создать пакет исходящих документов».
  3. После создания пакета исходящих документов нажмите кнопку «Подписать и отправить».
  4. Укажите номер счёта-фактуры, нажмите кнопку «Подписать 2 документа».
В интерфейсе оператора ЭДО отображается статус документа
В интерфейсе оператора ЭДО отображается статус документа

Как подписать документы в «СБИС»:

  1. Откройте страницу входящих документов.
  2. Найдите и откройте документ «Подписание реализации».
  3. Откройте счёт-фактуру и нажмите кнопку «Редактировать». Укажите номер вашего документа.
  4. Нажмите «Ввести данные», выберите вариант «Данные введены».
  5. Нажмите «Подписать». Документы будут утверждены и отправлены Маркету.

После отправки документов Маркет отзовёт шаблоны. Если вы прислали все документы за все периоды, то уже на следующий рабочий день из личного кабинета исчезнет напоминание прислать недостающие документы, а Маркет выплатит вам вознаграждение в соответствии с выбранным графиком выплат.

В разделе «Закрывающие документы» меню «Бухгалтерия» личного кабинета можно загрузить копии документов за выбранный период по нужному договору и узнать, что ещё нужно прислать.

В личном кабинете хранятся все отправленные документы с момента подключения ЭДО
В личном кабинете хранятся все отправленные документы с момента подключения ЭДО

Советы по электронному обороту для продавцов

Правильно заполняйте документы по шаблонам и отправляйте их до 15-го числа каждого месяца. Иначе команда маркетплейса не сможет их обработать и выплатить вознаграждение за месяц.

Не изменяйте шаблон или пакет документов в шаблоне. Каждый шаблон — это готовый пакет документов. В него нельзя вносить изменения или добавлять дополнительные документы. Единственное исключение — нужно добавить номер счёта-фактуры, если вы работаете на общей системе налогообложения.

Создавайте документы только из шаблона. Представители Маркета не смогут обработать документы, если вы создали их не из шаблонов. Через некоторое время после отправки проверьте статус шаблонов. Если он изменился на «Отозван», значит, вы всё сделали правильно.

Указывайте номер счёта-фактуры для ОСН. Если не нумеруете счета-фактуры, напишите в документе любую цифру. Представители Маркета аннулируют документы с прочерком или пометками «БН», «б/н», «б\н» в поле номера счёта-фактуры. Если не указали номер счёта-фактуры и уже отправили документ, через некоторое время он придёт снова.

У счёта-фактуры обязательно должен быть номер
У счёта-фактуры обязательно должен быть номер

Не указывайте номер при заполнении акта об оказанных услугах. Для общей и упрощённой системы налогообложения не нужно указывать номер в документе. Маркет не примет его на учёт.

Не отклоняйте и не аннулируйте шаблоны. Заполнить и отправить документы можно только при наличии активных шаблонов. После получения документов от партнёра шаблон автоматически перейдёт в статус «Отозван».

Не подписывайте документы, предназначенные для другого подписанта. Если у вас изменился подписант, представители Маркета должны внести изменения в шаблоны документов. Отправьте запрос через форму и приложите пакет документов, подтверждающих полномочия подписанта.

Следите за сроком действия ЭЦП. Сертификат ключа проверки ЭЦП обычно действует год, потом его нужно обновлять. Подписанные ранее документы будут действительны, а подписать новые без действующего сертификата не получится. Его можно получить у оператора ЭДО.

Внимательно проверяйте документы. Если нашли ошибку в файле после отправки, отклонить его не получится. Если Маркет уже принял и подписал ваши документы, исправить ошибку не получится.

Электронный документооборот избавляет от необходимости отправлять закрывающие документы обычной почтой и тратить деньги на оплату услуг почтовых операторов. Услуги операторов ЭДО не бесплатные, но обходятся гораздо дешевле — в среднем до 8 ₽ за пакет документов.

Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?