Как не нарушать кассовую дисциплину

Кассовая дисциплина — это соблюдение определенных правил работы с наличкой

Кассовая дисциплина — это правила и обязанности, которых должна придерживаться любая компания, которая работает с наличными. В статье рассказываем обо всем по порядку.

Что такое кассовая дисциплина и зачем она нужна

Есть два понятия, в которых нельзя путаться.

  • Кассовая техника — сам аппарат, который пробивает чеки при продаже товара.
  • Касса — деньги в организации.

Деньги предприятия могут храниться, где угодно: в сейфе, в ящике, в конверте. Соблюдать кассовую дисциплину значит учитывать и фиксировать сумму, которая внесена или взята из кассы.

Кассовую дисциплину должны соблюдать все организации, которые работают с наличными деньгами. Если у вас только безналичный расчет, соблюдать дисциплину не нужно.

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия, которые организация выполняет с наличными средствами, необходимо подтверждать кассовыми документами. Их пять:

  • расходный кассовый ордер (РКО),
  • приходный кассовый ордер (ПКО),
  • кассовая книга,
  • книга для учета принятых денежных средств,
  • платежная ведомость.

Обязательными являются только первые 3. Оставшиеся оформляются только в отдельных случаях.

Расходный кассовый ордер. Оформляет бухгалтер. Например, он выдает зарплату работникам, оплачивает заказы в офис и многое другое.

В РКО следует указать:

  • номер документа,
  • дату составления,
  • паспортные данные получателя денег,
  • сумму цифрами и прописью.
Расходно-кассовый ордер
Расходно-кассовый ордер. Источник: consultant.ru

Приходный кассовый ордер (ПКО). С помощью этого документа бухгалтер подтверждает, что наличные поступили в кассу. В приходном кассовом ордере указываются:

  • порядковый номер ордера,
  • дата операции,
  • имя человека, вносящего деньги,
  • основание, на котором это делается,
  • сумма цифрами и прописью.
Приходно-кассовый ордер
Приходно-кассовый ордер. Источник: consultant.ru

Оформить ПКО можно и в электронном виде, но потребуется электронная подпись.

Приходный кассовый ордер можно оформлять по данным чеков или отчете о закрытии смены. Его выдает кассовая техника. Организация может выбирать, как поступить: составлять ПКО для каждого чека или делать один в конце смены. Например, если в магазине много покупателей, удобнее составлять ПКО один раз в конце смены.

Кассовая книга. В ней фиксируют все платежи, проходящие по кассе за день и за период. По каждому ПКО или РКО должны быть записи. Например, если бухгалтер положил в кассу выручку, то нужно эту информацию зафиксировать в кассовой книге тем же числом. Когда выручка отправится в банк — появится еще одна запись. Если за месяц больше движений наличных не будет, то и записей тоже.

Кассовая книга, нечетные страницы
Кассовая книга, нечетные страницы. Источник: consultant.ru
Кассовая книга, четные страницы
Кассовая книга, четные страницы. Источник: consultant.ru

Расчетно-платежная ведомость. Составляется, если зарплата работникам выдается наличными. Оформляется один расходный кассовый ордер на всю сумму, которая указана в расчетно-платежной ведомости. Если сотрудников мало, можно просто оформить РКО на каждого.

Что нужно указать:

  • дату и номер,
  • период, за который выдается зарплата,
  • имя сотрудника, должность, оклад и табельный номер,
  • сколько дней отработал, суммы удержаний (например, НДФЛ) и начислений,
  • если есть, то задолженность на начало периода,
  • сумма, которую будут выплачивать.
Пример расчетно-платежной ведомости
Пример расчетно-платежной ведомости. Источник: consultant.ru

Правила, о которых нельзя забывать

Существует 4 правила, которые не стоит нарушать, если не хочется получить штраф:

  • оформлять документы, которые подтверждают движение денежных средств;
  • соблюдать правила, по которым принимаются и передаются деньги;
  • придерживаться лимитов денежных средств в кассе;
  • соблюдать ограничения в расчетах.

Как соблюдать кассовую дисциплину

Нужно выписывать ПКО и РКО на каждое поступление или расход средств из кассы. В некоторых сервисах, например,«у Контур.Эльбы», можно настроить интеграцию, чтобы автоматически фиксировать поступления наличных.

Еще одна обязанность — вести кассовую книгу. Каждый созданный ПКО и РКО необходимо записывать. Если в какой-то день или даже неделю движений наличных не было, то и записей в кассовой книге не будет.

Как принимать деньги. Принимает деньги кассир. Его задача — принять и проверить платежеспособность каждой купюры. При этом покупатель должен видеть, что происходит с банкнотами. Это поможет избежать ситуаций, в которых покупатель приносит фальшивые деньги и доказывает, что они были настоящими, но их подменили. Принимать можно купюры с небольшими повреждениями и загрязнениями, а разорванные на несколько частей — нет.

В конце смены кассир составляет отчет о закрытии смены и идет к старшему по смене или бухгалтеру, чтобы пересчитать наличные.

Как выдавать деньги. Во время смены кассир может выдавать деньги поставщикам, работникам и подрядчикам.

Под каждую выдачу наличных составляется РКО:

  • если выдается зарплата, то составляется расчетно-платежная или платежная ведомость, к ней — единый РКО;
  • если оформляется возврат, то кассир заполняет РКО и выдает чек покупателю.

РКО может заполнить бухгалтер или кассир, если у него есть полномочия. При составлении нужно проверить все данные на бланке. Если кассир выдает деньги работникам (зарплату или под отчет), он должен убедиться в личности получателя. Поэтому он может требовать предъявить паспорт. Кассир пересчитывает деньги и выдает необходимую сумму, а получающий работник ставить свою подпись в РКО.

На что можно взять средства из кассы:

  • выплата зарплаты сотрудникам;
  • оплата товаров и услуг, как лично, так и через подотчетных лиц;
  • социальные выплаты и помощь — материальная поддержка в случае смерти близкого у работника, свадьба сотрудника, рождение ребенка;
  • выплаты страховых возмещений в соответствии с договорами физлиц;
  • выдача наличных работникам под отчет;
  • возврат долга за неоплаченные товары;
  • выдача наличных для проведения операций банковским агентом.

На все эти цели все виды организаций и ИП можно тратить средства из кассы без ограничений.

На другие цели выдавать деньги из кассы нельзя. Например, если нужно дать заем другой организации или пожертвовать на благотворительность, то это либо перевести их по безналичному расчету или обратиться в банк, взять наличность и отправить ее по назначению.

Поступившие из банка в кассу деньги можно тратить на любые цели.

При этом все средства, которые не получены в виде выручки и не поступили из банка с расчетного счета компании, тратить нельзя. Их нужно правильно оформить и отправить в банк. Например, если партнер или поставщик вернул долг или заем компании, его нельзя просто положить в кассу и использовать. Его придется сдать в банк.

Где хранить наличные. Компания или предприниматель могут выбрать, где хранить наличность. Это может быть сейф, ККТ, любой другой ящик. Главное — место должно закрываться на ключ. Других требований нет.

Как рассчитываться наличными

Существует лимит по расчетам наличными — это максимальная сумма, которую компания или ИП может передать наличными другому юрлицу или ИП.

Лимит одинаков для всех видов организаций и ИП — 100 000 ₽. Касается это как малого, так и среднего или крупного бизнеса.

Лимит должны соблюдать компании и ИП, которые рассчитываются между собой. Например, если одна организация отдает наличные другой, то лимит нужно соблюдать. А если компания рассчитывается на эту же сумму с самозанятым, то лимит можно не соблюдать.

Такое правило ввели, чтобы юрлица больше рассчитывались безналом, а не наличными. Так налоговой проще отслеживать движения их капиталов и действия.

Вот несколько советов, чтобы избавить вас от головной боли и споров с ФНС:

  • если договор закончил действие, а расчеты еще не произведены, лимит сохраняется;
  • сколько было платежей, в сумме — не более 100 000 ₽ по договору;
  • разбивать один договор на несколько не стоит — налоговая может решить, что это сделано намеренно, объединит их у себя и выпишет штраф за превышение лимита.

Лимиты остатка кассы

Если ООО относится к малому бизнесу — имеют годовую выручку менее 800 млн ₽ и менее 100 работников — они не обязаны устанавливать лимиты для своей кассы. То же относится ко всем ИП, независимо от выручки. Так как лимита у них нет, они могут хранить в кассе любую сумму денег без ограничений.

Если же ИП или другая компания решит установить лимит, то придется его соблюдать так же, как и всем. Если при пересчетах бухгалтер видит, что лимит может быть превышен к концу дня, то излишки лучше сразу сдать в банк.

Но есть и нюанс. Если организация относится к среднему бизнесу, но не установила для себя лимит, то любая сумма на конец дня будет считаться нарушением правил.

В качестве исключения сверх лимита разрешается держать в кассе:

  • средства под выплату зарплаты — не более 5 дней, включая день, когда средства поступили из банка;
  • превышение в праздничные и выходные дни — если в такие дни остаток выше нормы, то это не нарушение при условии, что магазин работал в эти дни.

Как рассчитать лимит. Вычисляется по формуле:

Как рассчитать лимит

Расчетный период — число дней, за которые берут данные. Чем оно больше, тем надежнее. Можно выбирать любое число не более 92.

Для расчета лучше взять период, в которое было привычное для организации поступление денег. То есть, дни и недели без спада и резкого роста продаж.

Период между днями сдачи тоже можно выбрать:

  • до 7 дней, если в поселении есть банк;
  • до 14 дней, если в поселении банка нет.

Например, в магазине выручка за сентябрь составила 150 000 ₽. Расчетный период — 30 дней. А период между днями сдачи наличных 3 дня.

Считаем лимит остатка кассы: 150 000 / 30 * 3 = 15 000 ₽.

Разница между ИП и ООО

ИП разрешено вести кассу в упрощенном порядке. Они обязаны только оформлять документы на выдачу зарплаты работникам, если они отдают ее наличными. Кроме того, ИП должны тратить наличную выручку только на разрешенные цели, о которых мы написали.

Для всех остальных организаций оформление ПКО и РКО обязательны. Если платежных документов по поступлению или расходу нет или они оформлены неверно, то невозможно определить, сколько денег у компании на самом деле. Кроме того, ошибки и отсутствие нужных документов ведут к штрафу и внеочередной проверке со стороны налоговых органов.

На что обращают внимание налоговые органы при проверке

До 2012 года правила соблюдения кассовой дисциплины проверяли банки. А потом эта обязанность перешла к налоговой службе.

Налоговая может провести выездную проверку и проконтролировать:

  • правильно ли ведется учет наличности в кассе;
  • что зафиксировано в фискальной памяти — снять отчеты и проверить информацию;
  • все документы, которые относятся к оформлению кассовых операций — ПКО и РКО, кассовую книгу и ведомости;
  • насколько своевременно выдаются кассовые чеки покупателям.

Наказания за несоблюдение

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена серьезная ответственность. Возможные нарушения подробно изложены в Кодексе об административных правонарушениях.

Ст. 14.5 КоАП РФ

Ст. 15.1 КоАП РФ

Превышение кассового лимита. С 2016 года кассовая дисциплина должна соблюдаться. За нарушенный лимит по кассе можно получить штраф от 40 000 до 50 000 ₽.

Но если в компании менее 100 сотрудников и годовая выручка менее 800 000 млн ₽, можно причислить себя к малым предприятиям и отменить лимит остатка.

Неиспользование ККТ. Если компания обязана использовать ККТ, но не делает этого, то налоговая вправе выписать штраф:

  • на должностное лицо (работника, который не исполняет обязанности) — от 3 000 до 4 000 ₽;
  • на юридическое лицо (всю компанию, в которой это произошло) — от 30 000 до 40 000 ₽.

Например, если во время взаимодействий с поставщиком сотрудник просто отдал деньги из кассы и никак это не оформил, это штраф.

Есть штраф за каждый не пробитый чек:

  • 75-100% от суммы расчетов без кассы (но не менее 30 000 ₽) для юрлиц;
  • 25-50% от суммы расчетов без кассы (но не менее 10 000 ₽) для должностных лиц.

За повторную продажу товаров без использования ККТ и выдачи чека (если сумма более 1 млн ₽) ФНС может обязать компанию приостановить деятельность организации или ИП на срок до 90 суток. А должностных лиц (например, руководителя, бухгалтера) отстранить от должности и дисквалифицировать (запретить занимать подобную должность) на срок от 1 до 2 лет.

ФНС может выписать один штраф или сразу два на свое усмотрение. Даже в случаях, когда действительно виноват один работник, пострадать может вся организация. Важно разъяснить это всем сотрудникам, которые работают с ККТ.

Неоприходование наличной выручки. Допустим, в кассе компании есть средства, которые не были отправлены своевременно в банк или просто лежат в кассе без цели (например, выдача зарплаты наличными). Или сумма в кассе больше той, что должна быть в соответствии с ПКО и РКО организации. В этом случае ФНС тоже может наложить на организацию штраф в размере до 50 000 ₽.

Советы по соблюдению кассовой дисциплины

Чтобы поддерживать кассовую дисциплину было проще, мы собрали несколько рекомендаций.

  • Не допускайте исправлений в документах. Из-за одной ошибки или помарки придется составлять бумагу заново, даже в электронном виде.
  • Используйте электронный документооборот и ЭЦП. Их наличие ускоряет и упрощает как сам документооборот, так и хранение важных бумаг.
  • Храните все документы 5 лет минимум. Не стоит ничего выбрасывать, чтобы не столкнуться с проблемами при проверке налоговой. А документы на выплату зарплаты сотрудникам необходимо сохранять минимум 6 лет, при отсутствии их лицевых счетов минимум 50 лет.
  • Сверяйте кассу на бумаге и в реальности. Каждый день или чаще необходимо пересчитывать средства в кассе и сравнивать, сколько их должно быть по бумагам. Суммы должны совпадать. Если они не совпадут, найти ошибку будет проще сразу, чем через несколько дней или недель.
Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?