Грамотное управление складом — залог стабильной торговли

Стоит на минуту зазеваться, как на складе закончится ходовой товар и интернет-магазин начнёт терять прибыль.

Успех магазина зависит от того, как работает его склад: как сотрудники хранят, собирают и отправляют заказы. Рассказываем, какие метрики могут помочь организовать бесперебойную работу.

Как организовать работу складского помещения

Если не уделять этому вопросу внимания, под угрозой окажется вся торговля. Может закончиться товар, и покупатели начнут жаловаться на недоставленные товары или долгое ожидание. А после инвентаризации может обнаружиться недостача.

Выбор управляющего. На складе должен быть руководитель. Этот человек отвечает за все процессы — от приёма или передачи товара до организации системы учёта.

Хорошо, если у такого руководителя будут:

  • опыт руководства командой;
  • понимание процессов — как следить за остатками, соблюдать условия хранения, комплектовать заказы;
  • навыки работы с программами учёта и автоматизации процессов на складе.
Грамотное управление складом — залог стабильной интернет-торговли
Кандидат больше семи лет работает менеджером склада в сети магазинов «Дочки & Сыночки». К такому человеку стоит присмотреться. Источник: резюме на hh.ru

Что будет делать управляющий:

  • следить за тем, чтобы товары хранились правильно, с соблюдением требований;
  • организовывать зонирование, чтобы сотрудники-комплектовщики знали, где искать тот или иной товар;
  • принимать и отпускать товары;
  • следить за тем, чтобы на складе всё работало, было чисто и безопасно.

Такой человек несет индивидуальную материальную ответственность — если товар повредится, он будет за это отвечать. Остальные сотрудники склада несут коллективную ответственность.

Раз в месяц управляющий составляет отчёты о найденном браке и о том, что с ним сделали — утилизировали, уничтожили; о том, сколько каких товаров осталось, все ли цифры на бумаге совпадают с реальностью.

Чтобы проверить работу управляющего, проводят инвентаризацию — пересчитывают все товары и ценности на складе. Если находятся несоответствия, начинают разбираться, почему так случилось, и проводят внутреннее расследование.

Наём сотрудников. Чтобы понять, сколько человек нужно для работы, разберитесь, какие операции происходят регулярно. Например:

  • приемка и разгрузка транспортного средства;
  • распределение товара по складу;
  • наведение порядка в зоне отбора;
  • сборка заказов.

Далее оцените, сколько времени работы одного человека уходит на задачу. Например, чтобы разгрузить газель, нужно от 20 минут до 3 часов.

Вычисляем:

Наём сотрудников

Коэффициент производительности — это эффективное время, в которое сотрудник работает и не отвлекается, это значение в пределах от 0,75 до 0,85. Также учтите, что иногда сотрудники болеют или уходят в отпуск.

Сотрудникам нужны инструкции — что где лежит, как работать с программами учёта, техника безопасности.

Складской учёт. Если всё организовано, то в любой момент у вас будет информация:

  • сколько и какие товары сейчас находятся на складе;
  • у каких товаров заканчивается срок годности, а какие ещё могут полежать;
  • движение товаров — какие и сколько приняли, какие отправили, куда и кому;
  • остатки — если запасы продукции кончаются, можно вовремя их пополнить.

Обычно для организации этих процессов применяют программы складского учёта — «1С», Ekam, «Мой склад» и другие.

Показатели эффективности

Прием. Вся работа начинается с приёмки поступающих запасов. Необходимо отслеживать:

  • сколько времени требуется, чтобы пересчитать партию и внести данные в систему;
  • сколько времени и денег нужно, чтобы принять и разгрузить товары;
  • точность приёма — процент ошибок при приёмке;
  • время цикла приёма — от разгрузки до размещения на складе.

Основная метрика — эффективность приёма. Это время, которое проходит от приёма товара до готовности к продаже.

Чтобы повысить эту метрику, нужно автоматизировать процессы. Например, купить терминал сбора данных и подключить к системе учёта. Сотрудник может быстрее вносить данные о поступившем товаре, просто отсканировав штрих-код.

Точность комплектации. Параметр показывает, насколько точно готовится заказ к отгрузке клиенту. Это процент правильно выполненных заказов, по которым в компанию не поступило возврата или претензии. Влияет на лояльность покупателей — если они получают заказ, они довольны.

Какие метрики контролировать:

  • производительность сборщика — сколько наименований он обработал при сборке заказа;
  • сколько времени сотрудник собирает один заказ;
  • стоимость — затраты на каждую строку (на отбор, маркировку и упаковку);
  • точность — процент заказов без ошибок и нарушений.

Точность комплектации

Советы по повышению точности комплектации:

  • Мотивируйте сотрудников. Так у них меньше причин уволиться. Чем дольше человек работает, тем лучше он ориентируется в складских процессах.
  • Распределите персонал. Если нужно отгрузить крупный товар, нужно два человека. Никто никого не должен ждать. Если с разгрузкой машины справятся двое человек, третьему можно поручить другую задачу.
  • Используйте программы для сборки заказов. При использовании терминала сбора данных и программ процент ошибок снижается, так как человеческий фактор минимален.
  • Внедрите контроль веса заказа. Снижается вероятность отгрузки ящика вместо одной штуки или похожего наименования, уменьшается влияние человеческого фактора.

Расходы на содержание товарных запасов. Сумма всех расходов на хранение заказов:

  • стоимость самих товаров;
  • содержание помещения, коммунальные услуги,
  • расходные материалы;
  • налоги;
  • амортизация оборудования;
  • оплата нужных программ.

Переизбыток товаров на хранении приносит финансовые затраты, поэтому за показателем следует следить и стараться не допускать, чтобы товар залёживался.

Затраты на содержание товарных запасов

Затраты снижаются, если вы используете программы учёта и ТСД. А ещё можно снять товары с наименьшей оборачиваемостью с продажи — так вы меньше потратите на хранение товара, который не факт, что получится продать.

Норма возвратов. Нужно определить основные причины возврата, а затем вычислить показатель для каждой.

Норма возвратов

Опираясь на эти данные, можно найти причины для улучшения показателя. Например, если у вас много возвратов с причиной «Не подошёл размер» или «Ожидал другого качества» — посмотрите на описание в соответствующих карточках товаров. Возможно, они неточно описывают товар, и люди не понимают, что должны получить.

Упущенные продажи. Это ситуации, когда на склад приходит заказ на сборку, а товаров для него нет. Случаться может по таким причинам:

  • неверно управляются запасами — остатки не пополняют, когда они нужны;
  • неверно прогнозируются продажи — и вы не понимаете, когда ждать рост и спад спроса;
  • неэффективное управление складскими запасами — товары с меньшим сроком годности остаются, а реализуется продукция с более свежим сроком;
  • не анализируется товарооборот — например, заказали партию, хотя не распродали предыдущую.

Как рассчитать:

Упущенные продажи

Время выполнения заказа. Это усреднённый показатель времени между появлением заказа и моментом, когда товар готов к отправке. Это ключевой показатель эффективности работы склада. Чем меньше времени требуется на выполнение, тем быстрее товар уйдёт покупателю.

Что можно сделать, чтобы собирать заказы быстрее:

  • Разделить склад на зоны, в каждой — свои категории товаров. Так сотрудники будут быстрее находить нужные товары.
  • Грамотно расположить товары. Если видите, что вешалки для одежды покупают чаще всего, нужно их расположить как можно ближе.
  • Мотивировать сотрудников. Они должны быть заинтересованы собрать заказ быстрее.

Средний срок хранения. Показатель отражает, сколько в среднем хранятся на складе товары. С его помощью можно определить те товары или партии, которые необходимо реализовывать в первую очередь.

Помимо этих показателей, ещё можно следить за своевременностью отгрузки и загрузки транспортных средств — успевают ли сотрудники за отведённое время принимать или отгружать товары. А процент безошибочных документов показывает, верно ли оформляются накладные и товарные чеки.

Что сделать, чтобы склад начал лучше работать

Повышайте точность данных о товарах. Организуйте работу так, чтобы каждый сотрудник знал, где что лежит, и мог быстрее собрать заказ.

Следите за внутренним обустройством. Поделите склад на зоны и секторы, в каждом — своя группа товаров. Отразите эти данные в программе учёта.

Следите за оборачиваемостью. Чем быстрее продаётся товар, тем меньше расходы на его хранение. А если продаж нет — зачем занимать место неликвидной продукцией?

Сократите простои и перегрузку. Проанализируйте, в какие периоды заказов много и нужно больше людей, а в какие — достаточно небольшого количества.

Следить за показателями. Показатели, о которых рассказали выше, требуют постоянного внимания. Если что-то идёт не так — нужно вовремя проанализировать, что можно исправить.

Следите за условиями хранения. Если обеспечите правильные условия хранения, товар не испортится, и его не нужно будет утилизировать или продавать как дефектный. Издержки сокращаются.

Наведите порядок на полках. Частая инвентаризация занимает много времени и требует большое количество сотрудников на складе одновременно. При этом работа предприятия может быть парализована. Лучше проводить небольшие проверки отдельных секций или зон склада — это занимает меньше времени.

Как понять, что склад работает плохо

Склад и магазин — это тесно связанные сущности. Вот два примера, как одно влияет на другое и в итоге на прибыль.

Первая ситуация. В офлайн-магазине рамок для фотографий и аксессуаров снизилась прибыль. Одна из основных причин — вырос процент возвратов. Клиенты недовольны, ставят магазину низкие оценки и пишут негативные отзывы.

При инвентаризации склада можно увидеть, что увеличилось количество брака. Если смотреть ещё глубже, окажется, что на складе повышена влажность и требования к хранению фоторамок не соблюдаются. Они портятся и приходят в негодность. Если решить эту проблему, брака станет меньше и можно ждать снижения количества возвратов.

Вторая ситуация. В интернет-магазине большой ассортимент, есть популярные и непопулярные категории. Работает реклама, приходят пользователи, но продаж почему-то мало.

При изучении пути клиента от заявки до доставки оказывается, что в карточках товаров загружается неверная информация от склада. На многих карточках висит плашка «Есть на складе», но на самом деле товар кончился.

Причин может быть несколько. Из вероятных:

  • не совпадает маркировка книг на товаре и в карточке;
  • неверно ведётся учёт продукции на складе;
  • программа неверно передаёт данные об остатках на сайт.

Нужно определить, почему в карточках товаров указано наличие продукции, решить проблему и проверить, изменится ли ситуация.

Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?