Логистика в небольшой компании: как не утонуть в деталях

Логистика — это не только составление маршрутов для доставки товаров. Рассказываем, как не сойти с ума и выстроить логистические процессы правильно.

Что такое логистика

Под логистикой подразумеваются все действия, которые нужно совершить, чтобы произвести и передать готовый товар покупателю. Сюда входят эти процессы:

  • закупка сырья у поставщика;
  • перемещение материалов между складами, цехами, магазинами;
  • складской учёт — маркировка, оформление, хранение, подготовка к выдаче клиенту или к отправке;
  • доставка товара клиенту;
  • контроль документов, обязательств, сроков;
  • оптимизация маршрутов.

Основная задача — сократить затраты на производство и повысить прибыль.

Вот простой пример, как это работает: ваш грузовик едет к поставщику за досками по одному маршруту. Он тратит определённое количество топлива и постепенно изнашивается. Сейчас один рейс обходится компании в 2000 ₽. Логист может найти маршрут, при котором грузовик потратит меньше топлива, и стоимость рейса снизится до 1200 ₽.

Другой пример. У компании есть производственный цех и склад, на котором хранится сырьё. Если не выстроена логистика запасов, может оказаться, что сырьё кончилось и производство простаивает. Чтобы такого не случилось, нужен логист — он будет следить за остатками и вовремя сообщать, что нужно покупать новые материалы.

Какие задачи решают логисты

Задача логистического отдела — повышать эффективность всего производства. Вот что делает специалист:

  • автоматизирует движение товаров — чтобы освободить время сотрудников для других целей;
  • оптимизирует процессы производства, складирования, доставки — чтобы ресурсы не простаивали, всё производилось и доставлялось вовремя;
  • руководит материальными запасами — чтобы сырьё и все расходники были вовремя;
  • уменьшает время доставки товаров конечному потребителю — чтобы клиент становился лояльнее и быстрее освобождались ресурсы компании (транспорт, люди);
  • рационализирует потоки — денежные, материальные, информационные и другие, — чтобы не замораживать ресурсы в запасах или в готовой продукции и тратить их с большей эффективностью;
  • снижает затраты на логистику в общем — чтобы освободить материальные средства компании на закупку новых материалов и другие цели;
  • работает с упаковкой и тарой — чтобы снизить затраты, уменьшить отходы и время на обработку и упаковку, обеспечить целостность товара до доставки клиенту;
  • повышает стандарты потребительского сервиса — чтобы клиенты становились лояльными и постоянными, а прибыль росла.

Какие виды логистики существуют и какие нужны компании

Логистические процессы зависят от того, чем занимается компания. Мы разделили их на 6 групп.

Транспортная. Задача этого раздела логистики — обеспечить транспортную инфраструктуру, чтобы покупатели вовремя получали свои заказы, а производство — материалы. Важно, чтобы нигде не было задержек и ущерба производству.

Думать про транспортную логистику не нужно, если у компании нет своего транспорта. Например, если сырьё доставляет сам поставщик, а товар покупатель забирает самовывозом.

Если свой транспорт есть, то логистам нужно:

  • подбирать подходящий транспорт для задачи;
  • построить оптимальный маршрут для водителя — чтобы он не попал в пробки, доставил груз вовремя и не потратил много топлива;
  • составлять планы будущих поездок и доставок.

Таможенная. Этот отдел нужен, если вы работаете с поставщиками или клиентами из других стран. Если сырьё покупаете в России, а клиенты — российские компании, вам это не нужно.

Отдел занимается всем, что связано с экспортом или импортом. Его цель — добиться, чтобы товары и сырьё приходили точно в срок, без задержек и проблем с документами.

Функции отдела:

  • ищут поставщиков за рубежом и заключают с ними договор;
  • готовят документы для таможни — сертификаты, лицензии;
  • проверяют состояние груза и соблюдение законов.

Закупочная (снабжение). Этот отдел обеспечивает работу производства — вовремя закупает необходимые материалы, сырьё и товары.

Функции отдела:

  • ищет поставщиков;
  • находит выгодные предложения для поставок;
  • ведёт документооборот;
  • контролирует исполнение обязательств поставщиками.

Главная задача этого отдела — сделать так, чтобы работа компании была бесперебойной, по возможности оптимизировать и минимизировать расходы, но так, чтобы качество не пострадало.

Логистика запасов. Этот отдел следит за тем, чтобы уровень запасов не снижался ниже необходимого. Логисты вычисляют, сколько ресурсов нужно, чтобы компания не останавливала производство, даже если задержалась поставка или выросли цены на сырьё.

Чем занимается отдел:

  • постоянно отслеживает запасы;
  • списывает материалы с истекшим сроком годности;
  • заключает длительные контракты;
  • контролирует исполнение условий договора.

Этот отдел обычно появляется, когда организация уже имеет поток постоянных заказов и может точно планировать затраты. Начинающие предприниматели обычно приобретают товары и материалы по мере необходимости.

Складская. Этот отдел берёт на себя всё, что связано с хранением запасов сырья и готовой продукции. Логисты стремятся к тому, чтобы затраты на обработку и хранение материальных ценностей уменьшались, следят за правилами хранения продукции и заполненностью складов.

Чем занимается отдел:

  • обрабатывает товары на складе — маркирует, упаковывает, перемещает;
  • оптимизирует пространство — не допускает захламлений и перегрузок;
  • решает, где будет храниться партия, — учитывает правила хранения и соседства;
  • принимает и отгружает товары — получает информацию от других отделов, готовит товары к перевозке и освобождает место под новую партию.

Компании потребуется складская логистика, даже если у неё нет своих складов, так как ей всё равно приходится что-то хранить — запасы сырья, готовой продукции или запас топлива для станков.

Информационная. Отдел, который обеспечивает обмен информацией внутри компании — между сотрудниками и отделами, и вне организации — с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Основная задача отдела — добиться, чтобы все отделы получали нужную информацию без задержек. Например, отдел снабжения должен заранее узнать о том, что запасы сырья кончаются. А транспортный должен отправиться с грузом в день, когда его ждёт клиент.

Отдел работает, если информация где-то фиксируется. Если это маленькая компания, это может быть общий чат и таблица с клиентами, заказами, сырьём. Если большая организация, то больше подойдёт продвинутая CRM-система, которая хранит много данных.

Как организовать логистику компании с нуля

Если компания небольшая, нанимать отдельного логиста не обязательно. Можно разделить обязанности между сотрудниками. Например, производство само сообщает, когда запасы материалов кончаются.

Главное — выстроить процессы так, чтобы компания не теряла деньги.

Как предусмотреть всё на старте. В первую очередь нужно понять, какие процессы, которые будут связаны с логистикой, протекают внутри компании.

Например, вы производите обои. Сырьё привозят поставщики, а покупатели забирают готовые партии самовывозом. Есть производственный цех и два склада — для хранения готовой продукции и для сырья.

Логистическая модель может выглядеть так:

  • складская логистика ведёт учёт: сколько сырья есть и сколько произвели готовой продукции — и распоряжается местом на складе;
  • закупочная логистика вовремя заказывает сырьё для производства и следит, чтобы его количество было оптимальным;
  • информационная логистика — выстраивает коммуникацию между отделами, чтобы у всех была нужная информация.

Если вы будете экспортировать товар, то потребуется таможенная логистика. Если компания будет самостоятельно доставлять продукцию клиентам, то необходима транспортная. Любой из отделов, кроме информационной и закупочной логистики, можно отдать на аутсорсинг.

Как понять, что возникла проблема. Если логистика не отлажена, как нужно, постоянно будет расти срок производства и доставки, а также стоимость каждого этапа, включая доставку. Это сказывается на прибыли компании. Если она падает, а продукция не доставляется вовремя — значит, надо искать причины.

Частые проблемы, которые могут проявиться на начальном этапе:

  • плохая информационная поддержка транспортировки — компания не знает, где находится груз, не может ответить клиенту, нет трек-номера отслеживания, из-за просрочки даты доставки начинаются неустойки, штрафы и споры;
  • не оптимизированы маршруты — машины простаивают или не успевают доставлять груз вовремя;
  • не оптимизированы внутренние процессы — не вовремя обрабатываются заявки на производство, отдел продаж не говорит о покупке и не отгружает товары, цех не сообщает о готовности новой партии.

Разберём пример. Кажется, что всё работает, как нужно. Но постоянно срываются сроки отправки клиентам готовой продукции. Нужно анализировать всё производство, чтобы понять, в чём проблема.

Что может идти не так:

  • поставщики не придерживаются сроков поставок сырья — ресурсы поступают позже нужного срока, производство начинается позже, цех не успевает всё сделать к нужному сроку;
  • не отлажены бизнес-процессы — сотрудники не сообщают, что сырьё заканчивается, работники не знают, в чём заключаются их обязанности, и не доделывают товар до конца;
  • нет договора на доставку — отдел каждый раз ищет подрядчика для разовой доставки и затягивает сроки;
  • нет сертификатов — для продажи требуются документы, подтверждающие качество, их подготовка требует времени, и из-за этого увеличивается срок продажи.

Это только несколько примеров того, как что-то может идти не так. Каждый такой срыв грозит нарушением сроков и неустойкой от клиента. В итоге клиенты могут уходить к другим, более обязательным предприятиям, у которых отлажена логистика.

Что можно отдать на аутсорсинг

Когда все процессы расписаны, становится понятно, сколько уходит ресурсов на выполнение каждой задачи. В этот момент можно определить функции, которые лучше делегировать другой компании. Часто на аутсорсинг отдают складирование, транспортировку или таможенное оформление.

Например, если компания начала работать недавно и своего транспорта у неё пока нет, доставку можно отдать на аутсорсинг. Это будет дешевле — не придётся покупать автомобили для перевозки. И быстрее — не нужно строить транспортные связи, продумывать маршруты. Этим займётся компания, которая специализируется на этом.

Но важно не забывать, что аутсорсинг не равен полной передаче функции другой компании. В вашем отделе логистики должны отслеживаться все процессы и их выполнение, нужны координаторы, которые будут контролировать подрядчика.

Каких ошибок нужно избегать

Нет автоматизации и учёта. Если всё делается вручную, то риск совершения ошибки или невыполнения задачи — например заказа клиента или отправки заявки на сырьё — повышается. Человек может забыть, что ему нужно отправить заявку поставщику, и из-за этого остановится производство.

Отделы не связаны. Если отделы между собой не взаимодействуют, начинается хаос. Например, информация о заказе поступает на склад с задержкой, рабочие в спешке могут что-то разбить или не собрать как надо, некачественно упакуют или вообще не отправят. Всё это тоже ведёт к неустойкам и убыткам.

Неотлаженные бизнес-процессы. Сотрудники не знают, кому сообщать о том, что заканчивается сырьё, менеджеры не понимают, с кем согласовать новую сделку, половина работников не знают, что входит в их обязанности.

Нет контроля подрядчиков. Если никто не проверяет качество поставки, не следит за сроками выполнения обязательств, то производство часто будет простаивать. Самое простое, что может произойти, — один из поставщиков привезёт брак, компания потеряет время и деньги, а выяснить, кто из поставщиков нарушил обязательства, не сможет.

Неуточнённые нюансы. Если не согласовывать условия по договору до мелочей, можно столкнуться с ошибками доставки. Например, груз придёт в контейнере, из которого нужно всё выгружать вручную, а кран для ускорения выгрузки не получится использовать.

Страх пробовать новое. Неопытные новые компании могут использовать один вид доставки и не доверять другим, потому что боятся потерять деньги. При этом другой вид доставки может оказаться дешевле и намного быстрее. Но не обязательно сразу отказываться от старого — можно протестировать новый канал на небольших объёмах, а после этого принять решение: оставить всё как есть или нет.

Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?