Кадровая оптимизация: как
снизить затраты на персонал интернет-магазина

Расскажем про 4 способа сэкономить на персонале и при этом работать не менее эффективно

Товарного бизнеса без команды не существует — в оптовой и розничной торговле заняты 18,5% населения России. Магазинам нужны продавцы, грузчики, курьеры, менеджеры, мерчендайзеры. Однако чем больше в компании сотрудников — тем дороже обходится их содержание. В статье расскажем про 4 способа, как сократить кадровые издержки.

Что относится к кадровым издержкам

Кадровые издержки — это расходы на персонал. К ним относят:

  • зарплаты и налоговые отчисления;
  • соцпакеты и льготы для работников;
  • бонусы, премии и комиссионные;
  • оплату отпусков и командировок;
  • доплату за совместительство и сверхурочную работу;
  • доплату за работу ночью, на выходные и в праздники;
  • компенсацию за питание, проезд и мобильную связь;
  • расходы на мебель и технику для оборудования рабочих мест;
  • издержки на найм, обучение и переподготовку;
  • расходы на бухгалтерское обслуживание и пр.

Есть четыре способа снизить эти расходы: уменьшить количество сотрудников, оптимизировать рабочие процессы, изменить форму оплаты труда или делегировать задачи.

В некоторой степени к кадровым издержкам относится и нехватка персонала. Например, недостаток обученных работников может привести к задержке поставок, что отразится на репутации продавца и уменьшит лояльность покупателей. А это может привести к негативным отзывам в интернете и спровоцировать отток заказов.

Екатерина Сталюкова
генеральный директор, «Капитал Кадры»

Сокращение количества сотрудников

Уменьшение числа сотрудников снижает как основные затраты на персонал, так и дополнительные. Например, получится сэкономить на рабочей форме и на оборудовании рабочих мест. Здесь можно:

  • убрать лишние должности — например, стажёров, которые в силу неопытности не всегда работают эффективно, но на обучение которых тратится много времени;
  • проверить функции каждого сотрудника и распределить обязанности так, чтобы роли не дублировались;
  • отказаться от деятельности, которая не приносит пользы.

При этом важно следить за тем, чтобы не пострадал производственный план. Например, если оставить в магазине только двух продавцов, один может заболеть или уволиться, а второй в одиночку не справится с нагрузкой. Работа будет идти медленнее, покупатели останутся недовольны, продажи упадут.

Чтобы решить, кого именно сокращать, можно разделить весь персонал на две группы:

  • Кадровое ядро — это сотрудники, которые участвуют в ключевых бизнес-процессах или приносят максимальную прибыль. Например, сложно представить магазин без продавцов. Уволить их — значит, остаться без клиентов и выручки.
  • Кадровая периферия — это все остальные работники, которые решают важные задачи, но в случае кризиса компания вполне может обойтись без них. Например, штатный юрист нужен не каждому магазину. Если уж возникнет потребность в юридическом сопровождении, можно будет разово обратиться в правовое агентство.

Ещё можно сэкономить, если доплачивать сотрудникам за совмещение разных функций. Например, грузчики помимо своих основных обязанностей могут ещё и комплектовать заказы, а консультанты в онлайн-магазинах — оформлять карточки товаров.

Чтобы не нарушить закон при сокращении сотрудников, важно соблюдать Трудовой кодекс. Например, в ст. 81 прописаны правила расторжения договора по инициативе работодателя. Так, сотрудника можно уволить из-за нарушения трудовых обязанностей и требований охраны труда, из-за прогулов и ещё по десятку причин. А ст. 261 защищает от увольнения некоторые категории людей — беременных женщин и матерей-одиночек.

Оптимизация рабочих процессов

Эффективность работы магазина зависит от того, насколько грамотно в нём выстроены бизнес-процессы. К основным рабочим процессам в торговле относят:

  • работу с поставщиками: поиск и закупку товаров, заключение договоров, доставку товаров на склад;
  • работу с ассортиментом: анализ спроса, выкладку товаров, создание каталога, инвентаризацию, ценообразование, работу с остатками;
  • работу с покупателями: консультирование, продажи, приём оплаты, постпродажное обслуживание;
  • работу с заказами: сбор и упаковку заказов, доставку, оформление возвратов.

Оптимизировать рабочие процессы магазина можно по такому алгоритму.

1. Описать все рабочие процессы. К рабочим процессам магазина обычно относят приёмку, сбор и доставку заказа, работу с оплатой, консультирование клиентов, оформление витрин и карточек товара и пр. На этом этапе нужно составить список и кратко пояснить, как сейчас устроен тот или иной процесс. Например, процесс доставки работает так: как только в магазин поступает заказ, курьер тут же едет на склад, забирает товар и доставляет его клиенту. Затем он возвращается на склад за следующим заказом.

2. Найти проблемные места в рабочих процессах. На этом этапе нужно понять, как ускорить тот или иной процесс. Например, у магазина много заказов, но клиенты постоянно жалуются на долгую доставку. Дело в том, что курьеры каждый раз возвращаются на склад за новым заказом и впустую тратят время — это мы выяснили на предыдущем этапе, когда описывали процесс доставки.

3. Придумать решение и зафиксировать его в регламентах. Например, теперь курьеры будут брать сразу несколько заказов и так строить свой маршрут, чтобы за день успеть обслужить целый район.

Изменение системы вознаграждения

Ещё один способ сократить расходы на персонал и при этом не потерять в качестве — сделать так, чтобы зарплата сотрудников зависела от результатов их труда. Такой подход помогает мотивировать работников и добиваться максимальной продуктивности персонала.

Существует две основные формы оплаты труда.

Повременная оплата — фиксированная оплата в час, день или месяц за исполнение должностных обязанностей. Подойдёт для тех сотрудников, которые в течение рабочего дня загружены равномерно, а их работа напрямую не влияет на ключевые результаты бизнеса.

Например, кассир просто обслуживает клиентов. Он делает это 8 часов подряд, при этом от него не зависит, что именно и в каком количестве клиент купит.

Сдельная оплата — оплата за количество произведённой продукции (проданного товара, оказанных услуг). Подойдёт для тех сотрудников, интенсивность труда которых влияет на увеличение ключевых показателей.

Например, один курьер за час доставляет один заказ, а другой — 5. Логично, что второй заработает в 5 раз больше.

Также существует смешанная форма оплаты: когда у сотрудника есть минимальный оклад, а за достигнутые результаты ему выплачивают бонус. Например, менеджер по продажам работает по минимальной месячной ставке, а основные деньги зарабатывает благодаря количеству закрытых сделок.

В таблице собрали основные должности из сферы торговли и указали, каким сотрудникам какая форма оплаты подходит.

Кадровая оптимизация: как снизить затраты на персонал интернет-магазина

Ещё один способ сэкономить — снизить зарплату сотрудников, чьи услуги не нужны магазину целый рабочий день. Например, у вас есть уборщица, смена которой длится 10 часов. Однако полы не нужно мыть каждые 10 минут, достаточно делать это раз в два часа. Получается, что своими прямыми обязанностями сотрудница занимается 3–4 часа в день. Чтобы сэкономить, можно переоформить её на полставки.

Несмотря на то что заработная плата — это не самый эффективный и долгосрочный способ мотивации, экономить на ней я не советую. У каждого человека есть определённые финансовые потребности, и, если работник не сможет выполнять обязательства по содержанию себя и своей семьи, он просто сменит работу. Если вы хотите сэкономить на ФОТ, стоит заменить фиксированный оклад на расчёт, привязанный к результатам труда. Здесь важно, чтобы поставленные перед персоналом цели были достижимыми, измеримыми и понятными.

Екатерина Сталюкова
генеральный директор, «Капитал Кадры»

Аутсорсинг и аутстаффинг

Аутсорсинг — это делегирование задач сторонним организациям. Например, небольшому онлайн-магазину невыгодно держать в штате собственных курьеров. Тогда компания обращается в службу доставки и платит ей фиксированную стоимость за каждый доставленный заказ.

Торговые предприятия могут отдать на аутсорсинг следующие услуги:

  • доставку,
  • бухгалтерию,
  • клининг,
  • настройку рекламы,
  • обслуживание инженерных систем,
  • охрану,
  • онлайн-консультации,
  • поддержку сайта.

Аутстаффинг — это вывод персонала за штат: сотрудников увольняют, а затем заново оформляют в организации подрядчика. Фактически персонал работает на прежнем месте, однако документооборотом и расчётами занимается аутстаффер.

Обычно магазины переводят на аутстаффинг сотрудников, которые работают полный день: администраторов, кассиров, менеджеров по продажам, мерчандайзеров и пр.

Разница между аутсорсингом и аутстаффингом заключается в том, что в первом случае вы получаете конкретную услугу, которую выполняют сотрудники нанимаемой компании, а во втором случае вы получаете персонал, управление которым ложится на вас.

Товарный бизнес обычно делегирует аутсорсинговым компаниям неспецифические или нерегулярные процессы. Например, погрузо-разгрузочные работы на складе, клининг, курьерскую службу, бухгалтерию, кадровое делопроизводство. Если говорить об аутстаффинге, за штат обычно выводят линейный персонал: складских работников, грузчиков, менеджеров по работе с клиентами. Таким образом компания сокращает расходы на содержание собственного штата кадровиков и зарплатных бухгалтеров, организацию их рабочих мест и аренду офисного помещения под эти службы.

Екатерина Сталюкова
генеральный директор, «Капитал Кадры»

Кадровая оптимизация: как снизить затраты на персонал интернет-магазина
Услуги аутстаффинга и аутсорсинга предлагают кадровые агентства. Например, «Капитал Кадры» на своём сайте заявляет, что таким образом компании экономят на налогах и уменьшают количество рутинных задач. Источник: guestworkers.ru
Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?