Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить

Расскажем про плюсы и минусы электронного документооборота и как Яндекс Маркет поддерживает тех, кто пользуется ЭДО.

42,7% российских компаний пользуются электронным документооборотом. Благодаря этому они экономят время и деньги — на отправке корреспонденции и бумаге. В статье расскажем, в чём польза ЭДО и как его подключить.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен

ЭДО — это программа, которая делает возможным переход от бумажных документов к электронным. По ЭДО можно обмениваться документами с подрядчиками, клиентами, сотрудниками. Электронным может быть любой документ:

  • трудовые книжки,
  • договоры об оказании услуг,
  • счета-фактуры,
  • больничные листы,
  • уставы компаний,
  • должностные регламенты,
  • бухгалтерская и налоговая отчётность,
  • декларации,
  • накладные и пр.

Электронный документооборот помогает оптимизировать бумажную работу и повысить её скорость. Например, с ЭДО можно нанимать сотрудников из любой точки планеты. Им не обязательно приезжать в офис и подписывать оригинал трудового договора, достаточно подписать электронные копии документов. Это экономит время.

Вот основные функции, которые выполняет ЭДО.

Контролирует движение документов. В любой момент можно посмотреть, где находятся документы, кто должен их подписать, когда заканчивается срок их действия.

Защищает данные. Конфиденциальная информация находится в безопасности, т.к. документы передаются по защищённым каналам связи. Операторы ЭДО используют зашифрованные алгоритмы, которые защищают информацию и не дают злоумышленникам её увидеть и изменить.

Организует хранение документов. С ЭДО не нужно создавать архив и переживать за сохранность документов.

Проверяет подлинность. Система следит, чтобы электронные подписи всех сторон были действительными на момент подписания документов. В случае конфликта с контрагентами электронные копии документов можно будет предъявить в суде.

Уменьшает расходы. Не придётся тратить дополнительные деньги на бумагу, печать, канцелярию, доставку. Так, отправка через ЭДО одного документа обойдётся в среднем в 50 ₽. А чтобы отправить бумажные копии, нужно потратить от 100 до 700 ₽ на почту или курьера, а также купить бумагу, чернила в принтер, конверт и пр.

Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить
ЭДО упрощает работу многих сотрудников: бухгалтера, финансового директора, IT-специалиста и пр.. Источник: kontur.ru

Как работает ЭДО

22% российских компаний переходят на ЭДО, чтобы повысить эффективность бизнеса. Все они выигрывают от того, что работа с электронными документами занимает гораздо меньше времени, чем работа с бумажными. Обменяться электронными копиями можно в течение пары минут, тогда как обмен бумажными документами занимает по несколько дней.

Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить

ЭДО — это не волшебная таблетка. У электронного документооборота есть как плюсы, так и минусы.

Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить

Также при работе с ЭДО нужно соблюдать закон. В ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 прописаны требования к качеству и условиям хранения электронных документов. Так, документы должны легко читаться, однозначно интерпретироваться, группироваться по категориям, защищаться от случайного или умышленного искажения и порчи и т.д.

Как перейти на ЭДО

Подключить ЭДО можно в несколько шагов. Для этого понадобится создать электронную подпись, выбрать оператора и способ работы.

Шаг 1. Оформить электронную подпись. ЭП используют, чтобы подписывать документы. Подпись бывает трёх видов: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Они отличаются степенью защиты и необходимостью заключать дополнительные соглашения.

Так, чтобы пользоваться неквалифицированной подписью, придётся договариваться об этом с каждым контрагентом. Квалифицированную подпись или КЭП можно использовать сразу, без согласований. Такую подпись выдают удостоверяющие центры, например, «Контур».

ЭП нужно оформить на всех сотрудников, которые будут подписывать документы. Например, на бухгалтера, генерального директора, менеджера по закупкам. В среднем выпуск подписи занимает один рабочий день и стоит 3 000 ₽.

Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить
Электронная подпись от удостоверяющего центра «Контур» работает на 532 площадках, в том числе на маркетплейсах. Источник: ca.kontur.ru

Шаг 2. Выбрать оператора ЭДО. Оператор ЭДО — это одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями.

При выборе оператора опирайтесь на три критерия:

  • возможность интеграции — подключение к системе, в которой компания ведёт документооборот (обычно это «1С»);
  • время работы техподдержки;
  • стоимость подключения.

Мы проанализировали 6 популярных операторов ЭДО и сравнили их по этим критериям.

Оператор

Возможность интеграции с «1С»

Работа техподдержки

Стоимость, год

«Контур.Диадок»

От 13 700 ₽ в год

24/7

От 1 900 ₽ за 250 исходящих документов

Taxcom

От 12 000 ₽ в год

24/7

От 2 000 ₽ за 200 исходящих документов

СБИС

От 6 000 ₽ в год

24/7

От 3 000 ₽ за 200 исходящих документов

«Астрал»

От 3 000 ₽ в год

24/7

От 300 ₽ за 100 исходящих документов

«Сфера Курьер»

От 6 000 ₽ в год

С 08:00 до 20:00 ежедневно

От 3 000 ₽ за 600 исходящих документов

Docrobot

От 12 500 ₽ в год

24/7

От 1 800 ₽ за 50 исходящих документов

Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить
Docrobot — оператор ЭДО, который специализируется на работе в ритейле. Источник: docrobot.ru

Шаг 3. Выбрать способ работы. С ЭДО можно работать двумя способами.

  1. Использовать веб-версию — она работает в любом браузере.
  2. Интегрировать в учётную систему — например, в «1С», SAP, Oracle и др. Придется за отдельную плату установить специальный модуль, зато потом можно работать с документами в привычном интерфейсе.

Также нужно сообщить контрагентам, что теперь вы используете ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Как ЭДО помогает продавать на маркетплейсах

У продавцов крупных маркетплейсов есть возможность подключаться к ЭДО и обмениваться электронными документами:

  • универсальными передаточными и корректировочными документами,
  • товарными и транспортными накладными,
  • актами о выполненных работах,
  • счетами-фактурами,
  • спецификациями;
  • отчётами о продажах и пр.

Работа с маркетплейсами через операторов ЭДО позволяет снизить уровень рутины и автоматически обрабатывать большой объём документов. Сервис ЭДО для маркетплейсов помогает сдавать отчёты вовремя и без ошибок, маркировать товары и отправлять информацию в систему «Честный знак», обеспечивать постоянный поток денег по договору на продвижение.

Партнёры Яндекс Маркета, которые подключат электронный документооборот до 30 июня, получат скидку 20% на годовое обслуживание у операторов ЭДО. Подключить магазин на Маркете к ЭДО можно в несколько шагов:

  • Заключить договор с одним из двух операторов — «Контур.Диадок» или СБИС. Авторизоваться в системе.
  • Получить от Яндекс Маркета приглашение в личный кабинет ЭДО. Приглашения отправляются два раза в месяц — с 10 по 13 и с 25 по 28 число.
  • Принять приглашение в личном кабинете ЭДО. После этого вы начнёте ежемесячно получать закрывающие документы от Маркета.

Всё об ЭДО: что такое, как работает, кому и зачем нужен, как подключить
«Контур.Диадок» — один из двух официальных партнёров Яндекс Маркета для работы с ЭДО. Источник: diadoc.com
Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?