Как проверить компанию перед началом сотрудничества

Рассказываем про 8 способов проверить контрагента и не получить претензии от налоговой.

Контрагент — любая компания (или физлицо), с которой организацию связывает договор. Качественная проверка контрагентов позволяет выбирать для сотрудничества только добросовестные организации. Это гарантия помогает понять, насколько успешными станут будущие сделки и своевременного ли будут исполняться обязательства. В статье разбираем, как самому проверить контрагента.

Зачем проверять

Это нужно, чтобы понять, можно ли сотрудничать с потенциальным партнером: будет ли он держать обещания, достаточно ли у него денег и справится ли с задачами.

Проверка поможет минимизировать налоговые и финансовые риски. Если вы будете работать с добросовестной компанией, скорее всего, к вам не придут из-за этого из налоговой, и, например, вы не потеряете деньги по вине партнера.

Если контрагент — небольшая компания, налоговая может усомниться в сделках. Инспекторы могут посчитать, что сотрудничество существует только на бумаге для уменьшения доходов и налогов. Они будут искать признаки фиктивности и выставлять претензии, на которые придется отвечать.

ФНС требует, чтобы компании при проверке контрагентов придерживались должной осмотрительности. За неисполнение можно получить штраф.

Статья 401 ГК РФ Ответственность за нарушение обязательств

Необходимо понять, что если вы ничего не сделали для того, чтобы предотвратить негативные последствия, то вы не проявляете должную осмотрительность. О том, как ее проявить и предоставить доказательства ФНС, ниже.

Чем вы рискуете, если отказываетесь от проверок

Легкомысленное отношение к проверке компаний ведет к серьезным рискам:

  • отсутствие или задержка поставки;
  • срыв сроков дальнейшей обработки и продажи;
  • замораживание финансов на неопределенный период;
  • поставка некачественной продукции;
  • неуплата стоимости проданных товаров.

Главный риск — невозможность предъявить претензии и взыскать с контрагента понесенные потери.

Последовательность действий

Если вы планируете заключить договор с новым контрагентом, стоит действовать так:

  • выбрать подходящую компанию по параметрам;
  • провести проверку по нескольким направлениям (об этом ниже);
  • собрать всю полученную информацию и проанализировать добросовестность контрагента;
  • принять решение о сотрудничестве;
  • все полученные данные, включая каталоги и переписки, положить в папку;
  • хранить отчет на случай, если придет налоговая.

Этапы проверки

Проверить любого контрагента можно разными способами. О них мы поговорим в статье:

  • быстрая проверка;
  • данные из выписки;
  • обоснованность выбора;
  • запрос документов у контрагента;
  • проверка платежеспособности;
  • анализ деловой репутации;
  • проверить при личной встрече.

Быстрая проверка

Даже если вы никогда не выполняли проверок контрагентов, можно узнать базовую информацию на Rusprofile. Этот сайт собирает информацию о контрагенте по его ИНН или ОГРН (если проверяете ИП), анализирует российские юрлица и предпринимателей.

Как проверить компанию перед началом сотрудничества
За пару кликов на Rusprofile можно найти массу информации о контрагенте. Источник: www.rusprofile.ru
Как проверить компанию перед началом сотрудничества
Это отчет, полученный по ИНН компании. Источник: www.rusprofile.ru

Сервис покажет:

  • реквизиты компании;
  • данные руководителя;
  • взаимосвязанные с руководством лица;
  • основные виды деятельности;
  • выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
  • текущие и назначенные суды;
  • исполнительные производства и проверки;
  • бухгалтерскую отчетность за несколько лет;
  • заявленную численность работников;
  • объем материально-производственной базы.

Сервис помогает определить, действительно ли контрагент ведет деятельность, или численность рабочих только на бумаге, как и активная работа. Также станет понятно, платит ли он налоги в должном объеме и не привлекается ли к суду.

Например, если надежность компании низкая или если она находится в процессе ликвидации, Rusprofile сообщит об этом.

Как проверить компанию перед началом сотрудничества
Пометка о ликвидации должна сразу оттолкнуть от сотрудничества. Источник: www.rusprofile.ru

Кроме сообщения о низкой надежности появится большое количество отрицательных фактов и риски сотрудничества. При профессиональном доступе каждый параметр будет расписан подробно и с цифрами.

Как проверить компанию перед началом сотрудничества
У надежных компаний отрицательных фактов намного меньше. Сложно найти компанию, у которой они полностью отсутствуют. Источник: www.rusprofile.ru

Если компания успешно работает, она будет выступать в роли истца в судебных делах, уставный капитал регулярно растет, а организация каждый год сдает отчетность. Нет решений о приостановлении операций по счетам, дата регистрации относительно давно, уставный капитал не на минимальную сумму.

Но это не единственный источник информации. Еще можно проверить информацию, заказав выписку из реестра. Чем больше источников, тем надежнее проверка.

Выписка из реестра

Любая организация может запросить выписку у ФНС и провести анализ, чтобы защитить себя от фирм-однодневок и понять, что из себя представляет контрагент.

Есть два реестра, в которые вписаны данные всех работающих на территории России юрлиц и ИП. В реестр ЕГРЮЛ включены все юридические лица, кроме ИП. А в реестр ЕГРИП — только индивидуальные предприниматели.

Вот разделы, которые нужно проверить по выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Дата регистрации контрагента. Относительно «молодые» фирмы следует проверять тщательнее, чтобы не связаться с «однодневкой».

Адрес. Однодневки часто используют адрес массовой регистрации или не находятся по адресу, указанному в выписке. Проверить адреса массовой регистрации можно через сервис сайта ФНС. Если юридический адрес не совпадает с физическим, это не причина сразу отказываться от работы. Но это повод «прийти в гости» и лично убедиться в надежности.

Как проверить компанию перед началом сотрудничества
Можно ввести ИНН или название компании. Источник: pb.nalog.ru

Руководитель. Имя руководителя в документах и реальности должно совпадать. Управлять фирмой должен тот же человек, который указан в документах, или его представитель с доверенностью.

Если в выписке указан человек, который отрицает связь с компанией и говорит, что на документах не его подпись, это плохо. Это может означать, что с вами пытается сотрудничать фирма-однодневка или мошенники, зарегистрированные по поддельным документам.

Проверить связь человека с компанией можно через специальный сервис ФНС. Если суд установил, что этот человек не мог управлять фирмой или работать в ней, стоит еще раз пересмотреть желание сотрудничать с контрагентом.

Если вы поймете, что контрагент зарегистрирован на подставное лицо, не нужно с ним сотрудничать. О сомнительной организации стоит сообщить в налоговую.

Как проверить компанию перед началом сотрудничества
Минимум полей для заполнения и максимум информации. Источник: pb.nalog.ru

Налоговая задолженность. Через другой сервис ФНС можно проверить, нет ли у компании долгов по налогам и сборам. С вкладкой нужно работать аккуратно. Если фирма ликвидирована, сервис может выдать, что задолженностей нет. Поэтому проверять долги лучше после получения отчета на Rusprofile.

Как проверить компанию перед началом сотрудничества
Те, кто первый раз ищет информацию, увидят подсказки справа. Источник: service.nalog.ru

Исключение из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Процесс исключения можно приравнять к ликвидации. ФНС принимает решение об исключении для компаний, которые более 12 месяцев не предоставляли налоговую отчетность и не проводили ни одной операции по банковским счетам. Проверить наличие решения можно на сайте журнала «Вестник государственной регистрации».

Рассказываем про 8 способов проверить контрагента и не получить претензии от налоговой
Искать существенные факты и банкротство организаций можно по ИНН или ОГРН. Источник: vestnik-gosreg.ru

Основной вид деятельности. Организация может зарегистрироваться по разным направлениям, но основное будет одно. И если, например, это «Торговля хлебобулочными изделиями», а контрагент предлагает поставки дорогостоящего электрооборудования в больших объемах, то стоит проверить его особо тщательно.

Если контрагент не зарегистрирован в ЕГРЮЛ/ЕГРИП, заключать с ним договор нельзя.

Обоснованность выбора

Соберите бумаги, которые помогут подтвердить в налоговой, почему вы выбрали этого контрагента, а не другого. Можно подготовить сравнение с другими компаниями в виде таблицы:

  • цена;
  • условия доставки;
  • квалификация персонала;
  • удаленность складов;
  • качество и количество оборудования;
  • ассортимент.

Нужно обосновать, чем эта компания оказалась привлекательнее других. Например, если ваши менеджеры переписывались и с другими контрагентами, но их условия не подошли, то можно прикрепить эту переписку.

Если вы покупаете товары у этого контрагента по завышенной цене, это тоже следует обосновать. Например, требовалась поставка в сжатые сроки, у компании есть постоплата или рассрочка. Иначе ФНС решит, что цены были специально завышены для увеличения расходов и уменьшения суммы налогов.

Сделайте скриншоты главной страницы сайта контрагента и части каталога, заверьте текущей датой и проверьте — адрес должен четко читаться.

Покажите, как вы нашли контрагента — реклама в офлайне или онлайне, поиск в интернете, знакомства, вывеска организации. Налоговая может не поверить, что вы работали с этой фирмой, если не покажите, как с ней связались. Основание — постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа.

Запрос документов

Часть документов можно напрямую запросить у контрагента.

Как выглядит запрос к контрагенту. Можно направить в электронном виде или по почте. Вот шаблон, который можно использовать — здесь уже перечислены все нужные документы.

Как выглядит запрос к контрагенту

Как оформить заключение о проверке. По итогам всех проведенных проверок составьте справку и приложите к ней все документы, которые удалось собрать по контрагенту. Официальной формы такого отчета не существует, поэтому можно составлять в свободной форме на основании имеющихся данных. В самом отчете ничего писать не обязательно, достаточно собрать в него нужную информацию.

Что еще подшить в отчет:

  • скриншоты интернет-страниц с информацией о контрагенте;
  • визитки и каталоги продукции, которые получили менеджеры;
  • переписки с менеджерами других компаний, с которыми сотрудничество не сложилось;
  • переписку с менеджерами этой фирмы, подтверждающую намерения сотрудничать.

В случае претензий от ФНС весь отчет можно предоставить как доказательство, что вы проводили проверку контрагента.

Проверка платежеспособности

Нужно проверить, в состоянии ли компания нести финансовую ответственность.

Признаками неплатежеспособности могут быть:

  • отрицательная стоимость активов или их снижение несколько лет подряд;
  • невозможность удовлетворить требования всех кредиторов;
  • наличие непогашенных исполнительных листов;
  • заявления в суд от других компаний;
  • просрочка денежных обязательств — минимум 10% от всей суммы в течение 1 месяца;
  • стоимость всего имущества меньше, чем стоимость долга.

Проверьте, есть ли у компании заявления кредиторов о намерении обратиться в суд с заявлением о признании должника банкротом. Если удается найти хоть одно такое извещение (независимо от даты его создания), нужно проверить картотеку арбитражных дел и посмотреть, не является ли контрагент ответчиком в судебном разбирательстве.

Проверка через Федресурс. На сайте Федресурса введите ИНН, ОГРН или наименование контрагента, кликните на «Найти». Сервис найдет нужную компанию и покажет, относится ли она к действующим, началась ли ликвидация или установлено наблюдение.

Проверка через Федресурс
Можно искать по идентификатору или наименованию лица. Источник: fedresurs.ru
Проверка через Федресурс
Наличие судебных производств — повод задуматься о продолжении сотрудничества. Источник: fedresurs.ru

Проверьте, что это были за дела и чем они закончились. Но часто наличие дел на этом ресурсе означает, что контрагент не торопится выполнять свои обязательства. Даже если дело завершится хорошо, это должно насторожить — значит, организация не внимательно следит за своими обязательствами.

Подписание договора с такой компанией влечет высокие риски. Например, фирма получит деньги после заключения договора и перестанет выходить на связь. А пока через суд получится взыскать хотя бы часть этих средств, пройдет много времени.

Проверка исполнительных производств. Если на Федресурсе нет извещений, проверьте банк данных исполнительных производств. Проверьте даты возбуждения производств, есть ли непогашенные задолженности.

Проверка исполнительных производств
В поле с регионом необходимо ввести значение «Все регионы», чтобы поиск был шире. Источник: fssp.gov.ru

Анализ деловой репутации

Проверьте, старается ли контрагент выполнять свои обязательства, нет ли у него в истории сомнительных судебных исков, например:

  • многократных взысканий по договорным обязательствам;
  • исковс аффилированными лицами (теми, кто мог влиять на деятельность организации);
  • налоговых задолженностей;
  • непогашенных задолженностей по обязательным платежам.

Изучите картотеку арбитражных дел. Подозрение вызывают дела, в которых:

  • контрагент выступал ответчиком по искам, связанным с взысканием денежных средств и исполнением обязательств по договору;
  • сторонами стали связанные с компанией лица, влияющие на его деятельность;
  • есть налоговые претензии;
  • имеются иски от других государственных органов.

Если в картотеке есть дела, в которых контрагент выступил в качестве истца, то это плюс в его пользу — он следит за своими активами и обязательствами и требует того же от других.

Как еще проверить

Не все можно изучить через несколько сервисов от налоговой и других сайтов. Используйте несколько рекомендаций.

  • Личная встреча. Подписывать контракт и обсуждать условия лучше при личной встрече. Это поможет лучше понять, кто перед вами и как ведет себя руководитель контрагента.
  • Учредительные документы. Идеально, если получится изучить оригиналы учредительных документов компании, сверить их с теми, что отображаются на сайте ФНС. Это подтвердит добросовестность фирмы.
  • Переписка. Стоит сохранить и подшить в отчет всю переписку с менеджерами контрагента и его руководством как подтверждение запланированного сотрудничества.
  • Офис. По возможности обратитесь в офис контрагента и попросите об экскурсии по складам и подсобным помещениям. Вы должны быть уверены, что фирма находится по реальному адресу и ресурсы контрагента позволяют ему выполнить все обещания.

Штрафы за непроверку контрагентов

Если компания не проверяет контрагентов, она может попасть под проверку и санкции ФНС. Но инспектор не может оштрафовать вас только за то, что вы не проверили контрагента по всем параметрам. Проблемы могут начаться, если налоговая сочтет, что вы сотрудничали с фирмой-однодневкой для извлечения нелегальной выгоды. Тогда ФНС будет проверять, как вы выбирали контрагента и почему начали работу именно с этим.

Если не получится убедить инспекторов в своей добросовестности, они могут доначислить налоги, пени и штрафы от неуплаченной суммы налогов:

  • 40% — если нарушение посчитают умышленным уклонением от налогов;
  • 20% — если нарушение было неумышленным.

Но сначала проверяющим придется доказать, что организация пыталась умышленно уменьшить налоги (основание — письмо ФНС от 31.10.2017 №ЕД-4 9/22123). Суды считают, что нельзя обвинять компанию, основываясь только на предположениях. До решения суда никакие штрафы вам начислить не могут.

Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?