Как предпринимателю сходить в отпуск и не сойти с ума от беспокойства

Предприниматель занят постоянно. Часто уйти в отпуск становится просто невозможным. Расскажем, что сделать перед отдыхом, чтобы не волноваться за бизнес

Выделите важные и второстепенные задачи

Предприниматель, который привык контролировать абсолютно все процессы, часто не может решить, что важно, а что — нет.

Но иерархия есть всегда — что-то очень срочное, а что-то нет. Вот как разобраться.

Список важных дел. Чтобы разобраться, какие задачи важнее, нужно выписать все нерешённые дела. Возьмите листок бумаги и выпишите их в столбик. Не нужно обращать внимание на их количество. Задача — собрать максимально полный список. Если удобно, можно все данные заносить сразу в Excel и сделать всё в таблице.

Затем проранжируйте дела по важности. Это значит, на первых местах будут те дела, без которых бизнес реально встанет или потеряет в выручке, на последних — которые могут подождать.

Например, печёте маффины. В вашем перечне есть такие дела:

  • Отвезти оригиналы документов в бухгалтерию.
  • Отправить поставщику деньги за сырьё и выслать платёжное поручение.
  • Оплатить аренду.
  • Забрать кофеварку из ремонта.

Отвезти документы в бухгалтерию можно позже, а вместо этого пока отправить сканы. Поэтому это не срочно.

Отправить поставщику деньги за сырьё. Это важно: если не отправить деньги, то не получится испечь маффины. Нечего будет продавать, и поэтому не будет выручки. Присваиваем этому делу первое место по важности.

Оплатить аренду. Это тоже важно. Если не оплатить вовремя, можно получить штраф, выселение и неприятные разговоры с арендодателем. Ставим на второе место.

Забрать кофеварку из ремонта. Здесь нужно смотреть на выручку от кофе. Если посетители пьют много кофе, берут его с собой навынос, то это тоже важно. Ставим это дело на третье место.

Когда разобрались со степенью важности, пропишите даты выполнения. Например, оплатить сырьё до 31.03.2022 включительно, оплатить аренду до 19.03.2022 и т. д.

Как предпринимателю сходить в отпуск и не сойти с ума от беспокойства
Наглядный список дел с уровнем важности поможет расставить приоритеты в решении рабочих вопросов

Теперь у вас на руках готовый список дел, где видно, что важно, а что можно отложить. Самые срочные дела лучше решить сразу. Например, если на время отпуска попадают оплаты аренды и сырья, то желательно их оплатить до отдыха.

Матрица Эйзенхауэра. Ещё один способ найти важные и срочные дела.

Как предпринимателю сходить в отпуск и не сойти с ума от беспокойства
Квадрат Эйзенхауэра хорошо использовать для планирования и самодисциплины.

Квадрат А. Здесь срочные и важные дела. Это из разряда «горит». Например, заказчик заказал сшить 10 платьев через две недели, а у вас нет ткани. Купить ткань — срочное и важное дело.

Квадрат В. Здесь важные, но не срочные дела. Например, подписали контракт на большую сумму, но работы по нему начнутся только через два месяца.

Квадрат С. Не важно, но срочно. Вам нужно завтра быть на выставке на тему «Истории нашего города». Это срочно, но никак не влияет на вашу выручку и работу бизнеса, поэтому это не так уж и важно.

Квадрат D. Не важно и не срочно. Здесь все остальные дела, включая нерабочие задачи. Например, болтовня в рабочей курилке, соцсети и т. д.

По возможности отложите новые проекты

Страх упустить новые проекты, а с ними и деньги — один из самых сильных. Поэтому многие бизнесмены не ходят в отпуск годами, потому что заканчивается один проект и следом начинается другой. И так по кругу.

Это не значит, что надо отказываться от проектов, которые в будущем могут кормить вас и вашу команду год или несколько лет. Это значит, что надо рационально подходить к выбору проектов перед отпуском, а не хвататься за всё сразу в надежде заработать денег.

Например, перед самым вылетом в отпуск вам предлагают «горящий» контракт на несколько миллионов долларов. Здесь будет неуместно рассказывать про то, что надо отложить работу и лететь загорать. Это как раз тот случай, когда, скорее всего, придётся задержаться или решать рабочие вопросы по Zoom с белого песчаного пляжа.

Но если к вам приходят с предложением без чётких сроков и объёмов работ, то здесь торопиться не стоит. Как правило, у таких предложений есть временной задел.

Например, ваша фирма поставляет стройматериалы. Приходит стройподрядчик с заказом на большой объём материалов для строительства детского сада. Все расчёты приблизительные, документы ещё на подписи в администрации города, а первый этап строительства ещё не запущен.

Здесь уже видно, что подрядчику нужно больше времени. Вероятно, сейчас он просто ищет возможных поставщиков. А ещё надо получить документы от администрации — это небыстро. Стройки тоже пока нет. Поэтому можно уйти в отпуск и оставить свою почту — подрядчик пришлёт документы, когда будут готовы, и вы со свежей головой всё посмотрите.

Ещё может быть вариант, что вы сами решили сделать какой-то новый проект. Здесь также надо отталкиваться от важности и срочности задачи. Если решили запустить линию детских пижам красного цвета в дополнении к синим, то, скорее всего, запуск может подождать 10–14 дней.

А вот если в декабре запускаете линию новогодних платьев, то это уже вряд ли стоит откладывать. Надо успеть к празднику, потому что потом будет не актуально.

В нашем бизнесе есть чёткая сезонность. Новые коллекции детской одежды создаются два раза в год — в этот момент присутствие обязательно, потому что к запуску мы готовимся заранее. Также присутствие обязательно при закупке материалов и на финальном этапе контроля качества произведённой партии. В эти даты мы должны быть все на месте. Свои мини-отпуски мы планируем на период межсезонья.

Как предпринимателю сходить в отпуск и не сойти с ума от беспокойстваНаталья Викторова
Co-owner бренда детской одежды ZAAP

Максимально завершите уже начатые дела

Есть дела, которые не относятся к обычной текучке, их желательно завершить до отъезда. С текущей работой справятся сотрудники.

К таким делам можно отнести те, где нужно обязательно ваше присутствие как собственника, который знает о своём бизнесе то, что не знают другие. Например, компания заключает крупный контракт. Чаще всего этому предшествуют организационные встречи и переговоры. На них предприниматели общаются уже по бизнесу в целом, а не о каких-то маленьких участках.

Здесь в любой момент могут спросить о рентабельности, поставщиках, денежных потоках, кредитовании, лизинге, бизнес-планировании и о долгосрочном планировании на несколько лет вперёд.

Рассказать об этом один сотрудник вряд ли сможет, потому что у каждого работника свои должностные обязанности: операторы — отвечают на звонки, бухгалтеры — проводят документы и отчитываются перед налоговой, менеджеры — продают, а экономисты — считают экономику компании. А собственник бизнеса знает общую картину в комплексе, поэтому он и ездит на такие встречи.

Если у вас есть незавершённые контракты и сделки, где вы должны обязательно присутствовать, лучше их закончить и только потом ехать отдыхать.

Назначьте ответственного вместо себя

Многие бизнесмены боятся делегировать, им постоянно кажется, что другой человек сделает всё намного хуже. Это путь в постоянную занятость без отдыха. Если хотите, чтобы ваш бизнес рос и вы притом ездили в отпуск, надо научиться делегировать.

Хорошо, если уже есть заместитель или партнёр и он уже в курсе, что надо делать во время отсутствия директора. Если такого человека нет, то его надо назначить. Выбирать лучше того, кто максимально в курсе работы бизнеса. Если такого человека нет, то сотрудника, кто быстро соображает и схватывает на лету.

Вы выбрали, кто будет вместо вас на время отпуска. Что делать дальше.

Выберите задачи для делегирования. Старайтесь отдавать те задачи, где не нужно ваше личное присутствие. Например, подписание нового контракта делегировать вряд ли получится, а пролонгацию договора с давними поставщиками — вполне.

Трезво оцените, справится ли человек с поставленными задачами. Если их слишком много, а у него есть ещё свой круг обязанностей, то есть риск, что он что-то не успеет или упустит. Стоит пересмотреть список и по возможности сократить или распределить задачи между несколькими людьми.

Напишите понятную и полную инструкцию для заместителя. Он должен чётко понимать, что входит в круг его обязанностей, какая на нём лежит ответственность, на что у него есть права, а на что нет.

Ознакомьте исполняющего обязанности с инструкцией. Сделать это нужно под подпись — так сотрудник документально подтверждает, что он знает о своих обязанностях на время вашего отпуска. Если список задач распределили между несколькими сотрудниками, то инструкция должна быть у каждого работника и каждый должен расписаться.

Оставьте нужную информацию для работы. Контакты, адреса, документы. Всё это должно быть на руках у зама. Чтобы в случае вопросов он не метался по кабинету в поисках нужного документа или контакта, а сразу знал, где это взять и у кого.

Оформите приказ о назначении. Когда выберете исполняющего обязанности, это надо оформить документально. Для этого нужно сделать приказ о назначении исполняющего обязанности директора и подписать его.

Предупредите остальных сотрудников. О том, что уезжаете в отпуск и оставляете за себя человека, надо рассказать остальным участникам коллектива. Объясните, с какими вопросами к нему можно и нужно обращаться, а с какими нет.

Сделайте приказ на право подписи. Приказ нужен в том случае, если во время отсутствия надо будет подписывать документы.

Всё это делайте заранее — за одну или две недели до отпуска. Чтобы сотрудники успели «переварить» информацию и спросить, если что-то будет не ясно.

Прошлым летом мы собрались попутешествовать на байдарках в Карелии. Предварительно для всех подчинённых были согласованы планы работ, срочные дела были переданы партнёрам. Подрядчиков я предупредил и с чистой совестью поехал. Через пару дней всё начало идти не по плану, появились проблемы и задачи, которые без меня никак не могли решить. Да и внутреннее беспокойство не отпускало. Но когда на четвёртый день я утопил телефон в озере и стало понятно, что ничего отсюда решить не получится, беспокойство отпустило. Оставшиеся полторы недели прошли шикарно.

Можно выключить связь самостоятельно, основная проблема, что самому отключиться от процесса тяжело. Но если бизнес-процессы настроены, то своё участие должно быть минимальным. А если ты сеешь и жнёшь, то сложно выключиться из процесса. Можно перед отдыхом прописать обязанности сотрудников, особенно если есть что-то новое. Нужно, чтобы сотрудники прописали, что они собираются сделать, пока вас не будет, и согласовали с вами этот план. И если необходимо, чтобы кто-то принимал решения по каким-то вопросам, эту функцию можно передать партнёрам.

Иван Гортинский
Соучредитель компании Kotikiteam

Предупредите партнёров о своём отпуске

Перед отдыхом не забудьте предупредить своих партнёров по бизнесу и контрагентов, что вас не будет с такого-то числа. Расскажите, кто вас заменит и по каким вопросам можно обращаться к заместителю. Обязательно оставьте его контакты.

Если у зама есть какие-то ограничения, например, нет права подписывать документы или заключать новые договоры, то об этом надо будет сказать.

Предупредить можно по электронной почте, и лучше это сделать заранее. Так у людей останется время решить какие-то срочные вопросы.

Отпуск — это испытание не только для предпринимателя, но и для его сотрудников. Также это прекрасная возможность оценить эффективность и самостоятельность работы бизнес-модели.

Тот участок, где будет больше всего вопросов во время отсутствия, будет самым слабым звеном. Значит, на него надо обратить своё внимание и разобраться с причинами.

Что важно запомнить

  • Если грамотно подготовить бизнес к своему отпуску, то с ним ничего не случится.
  • Нет одинаково важных дел. Всегда есть более и менее важные. Разобраться с этим поможет список дел с датами или матрица Эйзенхауэра.
  • По возможности завершите дела, где обязательно нужно присутствовать лично, и не начинайте новые проекты.
  • Передайте свои полномочия на время отпуска ответственному лицу и подпишите приказ о его назначении.
  • Тот участок работы, где будет больше всего вопросов во время отсутствия, самый недоработанный.
Была ли полезна статья?
Вы уже отвечалиСпасибо, что поделились мнением!
А что думаете Вы?